La paciente sale de la consulta con el plan de tratamiento claro, pero en recepción pregunta lo que todos preguntan: ¿y cuánto me va a costar todo? La respuesta llega en un papel escrito a mano, con tres montos sueltos y sin fecha.
Una proforma médica bien hecha ayuda a tu paciente a decidir con calma y a tu consultorio a evitar malentendidos al momento de cobrar. Aquí tienes qué debe incluir, una plantilla para copiar y los errores que conviene evitar.
Qué es una proforma médica
Es un presupuesto escrito que le entregas al paciente antes de realizar una atención, un procedimiento o un tratamiento. Detalla qué se va a hacer, cuánto cuesta cada parte y por cuánto tiempo vale ese precio.
Una proforma no reemplaza al comprobante de pago. La boleta o la factura se emiten cuando el paciente paga; la proforma es el paso previo, para que sepa a qué se compromete.
Para tu consultorio, la proforma también ordena el trabajo: el equipo de recepción cobra lo que se acordó, el médico sabe qué se ofreció y nadie tiene que reconstruir una conversación de hace semanas para resolver una duda sobre un monto.
Cuándo conviene entregar una proforma
Procedimientos y cirugías, sobre todo los programados.
Tratamientos de varias sesiones.
Paquetes que combinan consulta, exámenes y controles.
Cuando el paciente necesita el presupuesto para organizarse con su familia o pedir un reembolso a su empresa.
Qué debe incluir una proforma médica
Datos de tu consultorio o clínica: nombre, RUC, dirección y contacto.
Número y fecha de emisión, para ubicarla después.
Nombre del paciente y el médico tratante.
Detalle de cada servicio o producto, con cantidad, precio unitario y subtotal.
Total, indicando claramente si incluye impuestos o no.
Vigencia: hasta qué fecha se respeta el precio.
Condiciones: qué no está incluido, formas de pago y si se puede pagar en partes.
Plantilla de proforma médica para copiar
Ajusta los campos entre corchetes a tu consultorio:
Proforma N.° [número] · Fecha: [fecha] · Válida hasta: [fecha]
Consultorio: [nombre] · RUC: [número] · Contacto: [teléfono o correo]
Paciente: [nombre] · Médico tratante: [nombre]
Detalle: [servicio 1], cantidad [n], S/ [precio] · [servicio 2], cantidad [n], S/ [precio] · [insumos o materiales], S/ [precio]
Total: S/ [monto] ([indica si incluye impuestos])
No incluye: [exámenes adicionales, medicamentos, controles fuera del paquete]
Formas de pago: [efectivo, tarjeta, transferencia; pago en partes si aplica]
Un ejemplo de cómo se ve el detalle: un tratamiento de cuatro sesiones a S/ 250 cada una, más S/ 120 de materiales, da un total de S/ 1,120. Escrito así, línea por línea, el paciente entiende de dónde sale cada sol.
Errores comunes al hacer una proforma
Dar un solo monto sin detalle. El paciente no sabe qué está pagando y cualquier cambio parece un cobro extra.
No poner vigencia. Seis meses después, el paciente vuelve con el precio antiguo.
Olvidar lo que no está incluido.
Hacerla a mano y no guardar copia. Cuando el paciente regresa, nadie recuerda qué se le ofreció.
Cómo presentar la proforma a tu paciente
La proforma también es parte de la atención. Cómo la entregas cambia cómo la recibe tu paciente:
Explícala en persona, aunque sea en dos minutos. Repasa qué incluye y qué no, y pregunta si tiene dudas.
Entrégala por escrito, impresa o en PDF, para que pueda revisarla en casa con calma.
Ofrece opciones cuando existan, por ejemplo un tratamiento completo o por etapas, cada una con su total.
Deja claro qué pasa si el plan cambia. Si en el procedimiento aparece algo no previsto, el paciente debe saber de antemano cómo se le informará.
Cuando el paciente acepta, guarda la proforma junto a su registro. Si vuelve meses después, sabrás exactamente qué se le ofreció y a qué precio.
Cómo te ayuda Doctoc con las proformas
En Finanzas de Doctoc configuras tu lista de precios de servicios y productos una sola vez, y desde ahí preparas proformas para tus pacientes, que quedan guardadas junto a sus pagos pendientes y completados. Cuando el paciente acepta y paga, Doctoc emite la boleta o factura electrónica SUNAT. El registro de ingresos y egresos viene en los planes Pro y Enterprise.
Si quieres saber más sobre comprobantes, lee nuestra guía de facturación para consultorios. Y cuando quieras ver cómo se arma una proforma dentro de la plataforma, conoce Finanzas.
